AK Protokoll

Anwesend: Min, Mandy, Sophie
Datum: 02.09.2016
Uhrzeit: 10:45

• Was stellen wir uns unter einem ordentlichen Protokoll vor? –> Protokollvorlage überarbeiten?
• In welcher Form lassen wir der FS die Protokolle zukommen? –> Emails? Welches Format in der Email
• Wie soll auf der Website zu Sitzungen eingeladen werden? Mit Tagesordnung?

• Protokollvorlage
• Extra Punkt der Gremienvorbereitung unter TOP Organisatorisches soll gestrichen werden und Gremienarbeit als ein TOP zusammengefasst werden. Dabei wird dieser TOP in die Unterkategorien „Gremienvorbereitung“ und „Gremienberichte“ geteilt. Im Protokoll soll nur eine Zusammenfassung der jeweiligen Gremiensitzung erscheinen, der ausführliche Gremienbericht (auf der hierfür angelegten Seite Gremienberichte) soll dann verlinkt werden. Das führt zu einer besseren Übersicht der Gremienarbeit und erleichtert dem Protokollanten die Arbeit.
• Kategorisierung des TOPs Organisatorisches wird gegebenfalls um eine zusätzliche Unterkategorie erweitert, falls etwas zu organisieren ist, das nicht in die Kategorien „Auswertung“ oder „Planung“ fällt.
• Vorschlag: Die Tagesordnung soll extra im Protokoll festgehalten werden (nur die Hauptpunkte), sodass
• Beispiel für die „heutige Tagesordnung“:
  • TOP 0: Nächste Sitzung (HH:MM Uhr)
  • TOP 1: Altes Protokoll (HH:MM Uhr)
  • TOP 2: Alte Aufgaben (HH:MM Uhr)
  • TOP 3: Finanzbeschlüsse (HH:MM Uhr)
  • TOP 4: Alter TOP (HH:MM Uhr)
  • TOP : Post und Mails (HH:MM Uhr)
  • TOP : Organisatorisches (HH:MM Uhr)
  • TOP : Gremienarbeit (HH:MM Uhr)
  • TOP XY: Hier könnte ihr TOP stehen. (HH:MM Uhr)
  • TOP : Feedback zur Sitzung (HH:MM Uhr)
  • Verschobene TOPs (HH:MM Uhr)
• Wir schreiben hinter die TOP's der Tagesordnung die Uhrzeiten, um einmal für uns selbst zu überprüfen, wie lange wir für einen TOP brauchen, zum anderen, damit nachvollziebar wird, wer bei welchem TOP anwesend war, wenn Leute zu spät kommen. Außerdem ist es dann auch möglich, unter der Tagesordnung zu schreiben, das TOP XY nach zeitlich nach hinten geschoben wird, wenn wir beispielsweise erst zu einem späterern Zeitpunkt beschlussfähig werden, der TOP im Protokoll bleibt aber auf seiner ursprünglichen Position.
• Finanzbeschlüsse sollen sofort den Kategorien aus dem Haushaltsplan zugeordnet werden, da es den FSR-Finanzern und dem AStA-Finanzer die Arbeit erleichtern würde.
• Finanzbeschlüsse sollten kurz begründet und erläutert werden, bevor der Beschluss gefasst wird. Falls verschiedene Angebote angesehen/eingeholt wurden, sollte auch dies dokmentiert werden.

• Einladungen sollten wieder über unsere Verteiler gehen, um wieder mehr Leute in unsere Arbeit einzubinden. Die satzungsgemäße Einladung für alle Mitglieder des FSRs sollt weiterhin über die Website stattfinden (über die Form dieser Einlaung muss noch diskutiert werden.)
• In der E-Mail-Einladung, welche etwa zwei Tage vor der Sitzung an die FS gehen soll, Ort und Zeit sowie die vorläufige Tagesordnung der Sitzung muss genannt werden. Das Protokoll der letzten Sitzung wird als pdf-Datei im Anhang mitgesendet.

fsr sitzung protokoll